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¿ES PREFERIBLE CONTRATAR LOS SERVICIOS DE CONSERJERÍA A UNA EMPRESA EXTERNA U OPTAR POR UN TRABAJADOR AUTÓNOMO?

¿ES PREFERIBLE CONTRATAR LOS SERVICIOS DE CONSERJERÍA A UNA EMPRESA EXTERNA U OPTAR POR UN TRABAJADOR AUTÓNOMO?Las Comunidades de Propietarios no tienen personalidad jurídica, sin embargo tienen la capacidad de contratar. Así, es habitual que cuenten con personal propio como el portero, o servicios externos como el de conserje. Aunque pueda parecer que ambas figuras casi han desaparecido de los edificios de viviendas, principalmente a causa de la pasada crisis económica que obligó a muchas Comunidades de Propietarios a reducir sus gastos, actualmente el incremento de los robos, actos de vandalismo y compras online, ha motivado que muchos vecinos soliciten la reincorporación de este servicio. Si bien es cierto que la irrupción de las nuevas tecnologías ha sido aprovechada para la protección y seguridad en muchos inmuebles residenciales, sobre todo de nueva construcción, donde se han implantado circuitos de vigilancia de camaras ip conectados a la red o sistemas de domótica, existen diversas labores que siguen precisando de un trabajador para poder ser llevadas a cabo. Nos estamos refiriendo a tareas tan importantes como el control de las personas que acceden al edificio, la actuación inmediata frente a siniestros como pueden ser incendios o inundaciones, o la realización de rondas periódicas para comprobar y verificar tanto las instalaciones como el cumplimiento de las medidas de seguridad. Asimismo, aparte de las funciones relacionadas con la vigilancia, el conserje o portero también se podrá encargar de la limpieza de zonas comunes (barrido, fregado, eliminación de residuos, etc.), del mantenimiento de ciertos servicios de la comunidad (luces, calefacción, etc.), e incluso de atender a las sugerencias y necesidades de los vecinos y trasladarlos al responsable (Administrador de Fincas o presidente de la comunidad).

La falta de candidatos idóneos dispuestos a permanecer tiempo en el mismo edificio, hace que las Comunidades de Propietarios que deciden volver a apostar por éste servicio se decanten por la figura del conserje; suelen tener dudas en torno al método de contratación mas apropiado: ¿Es preferible contar con los servicios de una empresa externa u optar por un trabajador autónomo? En primer lugar, es aconsejable calcular y comparar los gastos de cada una de las dos opciones, sin olvidar tener en cuenta todos los pagos asociados. Para un trabajador autónomo, dependiente o independiente, aparte de la remuneración y retención de IRPF, están los gastos de Seguridad Social y a veces también otros adicionales como bonificaciones o alojamiento, sin olvidar la ajenidad, concepto que demuestra la inexistencia de una relación laboral estable que pudiera ser interpretado como un contrato laboral encubierto. Hemos asistido a la apertura de expedientes de la Inspección laboral porque el “conserje autónomo” en realidad no ponía material alguno y tenía un horario impuesto y regulado por la Comunidad de Propietarios.

En el caso de una empresa externa, debemos comprobar que el presupuesto de su oferta incluya consumibles como productos de limpieza, herramientas de trabajo o la maquinaria necesaria para efectuar las labores, y si resultará necesario efectuar gastos extras para adecuar ciertas instalaciones al servicio de conserjería, además del plazo y método para rescindir el servicio en caso de insatisfacción. Si se da la circunstancia de que la Comunidad de Propietarios ya cuenta con un portero y está planeando la externalización de este servicio, deberá sumar los gastos puntuales que le causaría una posible indemnización por despido, además de contar con la mayoría necesaria de los propietarios y cuotas para cambiar el modelo de servicio.

En el momento que la Comunidad conozca los presupuestos reales de ambas opciones, no debe simplemente decantarse por el más económico, sino que será necesario que realice una lista de pros y contras de cada alternativa. La contratación de un profesional independiente conllevará diversas responsabilidades, como por ejemplo efectuar la correspondiente retención fiscal y el deber de presentar los modelos trimestrales del IRPF, así como la declaración anual. Además, tendrá la obligación de proporcionarle las instrucciones adecuadas en relación a los riesgos laborales, los sistemas de emergencia, los de protección y los de prevención. Las medidas que se le exige a las Comunidades de Propietarios son las mismas que a cualquier tipo de empresa que tenga trabajadores a cargo, y aunque en muchas ocasiones son totalmente desconocidas, ello no le librará de las sanciones de responsabilidad Civil, Administrativa y Penal que le puede acarrear su incumplimiento. Por otra parte, con la contratación de los servicios de una empresa externa, la Comunidad ahorrará tiempo en gestión (nóminas, bajas) y la empresa se ocupará de cubrir las bajas y las vacaciones, pero seguirá siendo responsable de la seguridad del trabajador aunque no esté a su cargo. Ello es debido a que es la responsable legal de todos los espacios comunes de la finca, y por lo tanto, si una persona que ofrece un servicio externo sufre un accidente, sería responsabilidad de la Comunidad de Propietarios, y por ello debe ofrecer toda la información necesaria en materia de Seguridad laboral a todas aquellas personas externas que realicen algún tipo de trabajo en sus instalaciones.

Como podemos observar, decantarse por cualquiera de las opciones implicará una serie de deberes y obligaciones que de no ser cumplidas, aunque sea por desconocimiento, pueden ocasionar graves perjuicios a la Comunidad de Propietarios como sanciones y multas que todos los copropietarios deberán afrontar. El asesoramiento del Administrador de Fincas en el momento de la toma de decisiones es obligatorio y además puede estar asumiendo responsabilidades si es designado para elaborar contratos y pago de nóminas. Es por ello que siempre resulta imprescindible contar con un seguro multirriesgo para comunidades de propietarios que cubra entre otras materias la Responsabilidad Civil y la defensa jurídica, sin duda una inversión que revertirá en el beneficio de toda la Comunidad.

Fuentes: empleo.gob.es, .seg-social.es y elaboración propia.

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SOY EL PRESIDENTE Y NO PUEDO EJERCER

SOY EL PRESIDENTE Y NO PUEDO EJERCERHe ido a visitar a una amiga y después de estar un buen rato en el hospital, con cierta dificultad me confesó una preocupación que no deseaba transmitir a su familia, desde hace 3 meses es la presidenta de su comunidad de propietarios, han iniciado unas obras importantes en fachada y mejoras de accesibilidad y piensa que pueden estar en peligro de finalización porque no podrá ejercer su cargo durante bastante tiempo, su ictus le impide expresarse con soltura y firmar documentos, de hecho para contármelo hizo un verdadero esfuerzo ¿ Qué puedo hacer, me dice ?

Le explico que la persona física o jurídica que ejerce el cargo de Presidente es el representante legal de una Comunidad de Propietarios y el encargado de velar por su buen funcionamiento y gestión. Es un cargo importante que debe ser obligatoriamente ocupado por uno de los propietarios, el cual será nombrado por acuerdo mayoritario de la junta, por turno rotatorio o por sorteo. En el caso que el inmueble no cuente con los servicios de un Administrador de Fincas, el cargo de Presidente llevará implícitas multitud de tareas, como son mediar, exigir el pago de cuotas, firmar el libro de actas, supervisar los trabajos de mantenimiento o reformas y un largo etcétera de ocupaciones que requerirán de su presencia. Eso es lo que más le preocupa porque conoce a sus vecinos y sabe que su interés por las instalaciones comunes escasea ¿Qué se puede hacer si el Presidente sufre un accidente o cae enfermo? ¿Quién sería válido para sustituirle? ¿Está obligada a renunciar?

Algunas Comunidades de Propietarios ya han previsto esta eventualidad y han designado a un Vicepresidente, cargo opcional que debe ser nombrado por un por acuerdo mayoritario de la junta y que tiene como ocupación sustituir al presidente en los casos de ausencia, vacante o imposibilidad de éste. En ningún otro caso el cargo de Presidente puede ser desempeñado por un sustituto, ni siquiera por el Secretario, cuya única función es ocuparse de toda la documentación que genera y requiere la comunidad.

Este es su caso, la Comunidad de Propietarios no cuenta con la figura del Vicepresidente, son muy pocos propietarios y todos están encantados que ella se ocupe de los intereses comunes porque, francamente, lo hace muy bien. Para ilustrar nuestro consejo, acudimos a la recomendación del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, CAFMadrid, que recomienda abordar la renovación del cargo de presidente para que la comunidad continúe funcionando con normalidad, si su estado de salud no le permitiese ejercer de manera regular. La Junta de Gobierno, el órgano supremo de la comunidad compuesto por todos los propietarios, deberá convocar una reunión extraordinaria donde se elegirá a otro propietario para que ocupe el puesto de Presidente. Esta convocatoria no requiere un plazo mínimo de tiempo, si el asunto es de urgencia.

Puede ocurrir que , a pesar de la gravedad de la enfermedad, la junta no acepte tu renuncia, en este supuesto tienes la posibilidad de iniciar un “procedimiento de equidad” Para ello debes solicitar tu relevo a un juez, indicando las razones que te asisten para ello. Si éste te da la razón, ordenará la convocatoria de una junta de propietarios extraordinaria y obligatoria, donde será nombrado otro presidente. Mi amiga está realmente preocupada porque algunos vecinos que fueron a visitarla también le manifestaron su deseo de que no renuncie y claro en tales circunstancias para ella es una preocupación añadida.

Las Comunidades de Propietarios deben tener en cuenta que el Presidente es el director de orquesta del inmueble que hace que suene bien cuando es respetado y reconocido por sus copropietarios y su representante legal en caso de juicio, pero que no se le puede exigir una responsabilidad desmedida que vaya más allá de sus tareas y obligaciones. Siempre es recomendable contar con los servicios de un Administradores de Fincas profesional y colegiado, que garantice que todas las gestiones serán realizadas en el plazo, evita sanciones, y que las comunicaciones con la Agencia Tributaria y otros organismos públicos ya se realizan por vía electrónica. Además desempeñará un papel que facilitará la convivencia entre vecinos y será fundamental para la resolución de conflictos, dando su opinión profesional de cómo actuar ante cualquier contrariedad, como por ejemplo la que estamos tratando.

El Administrador de Fincas también podrá ser el encargado de la selección de los proveedores, mantenimientos, comunicación de las incidencias, manteniendo la indispensable independencia y buen hacer profesional para la tranquilidad y protección de cualquier Comunidad de Propietarios.

Mi amiga aprecia que las tareas profesionales se realicen con la imparcialidad que requiere su cargo, por eso cuenta con nuestra colaboración de buena Correduría de Seguros y me pide que le recomiende las coberturas y las entidades que mejor se adapten a las necesidades del inmueble, como son los Seguros Multirriesgo, los de rehabilitación y los de Protección Jurídica, además de los servicios de un Administrador de Fincas. Eso está hecho, conocemos a muchos y buenos.

Fuentes: cafmadrid.es y elaboración propia.

 

 

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OPCIONES TRAS LA JUBILACIÓN DEL PORTERO O PORTERA

OPCIONES TRAS LA JUBILACIÓN DEL PORTERO O PORTERA.La tecnología y el ahorro de costes transforma la vida en las Comunidades de Propietarios de igual manera que a la sociedad. Eso es lo que tú crees. Pues mira un chismoso menos en el portal. Ahora no podré subir la compra sola. Aunque sobreviven y aportan seguridad al inmueble, se dedican a la limpieza, conservación y vigilancia de las zonas comunes y conocen mejor que nadie el edificio y a sus habitantes, cada vez son menos las Comunidades de Propietarios que aún cuentan con los servicios de un portero o portera (acepción aceptada de muy antiguo), por cierto sus ingresos tienen una parte fija y variable que ahora está de moda en las grandes organizaciones. Desde que Luis García Berlanga en su Escopeta nacional, con el genial José Sazatornil nos descubrió los porteros electrónicos, su presencia ha pasado de ser algo habitual a prácticamente inexistente, siendo común que este oficio sea sustituido por un portero automático, un conserje, empresas de control de accesos o por contratas de limpieza y mantenimiento. La pasada crisis económica tampoco fue favorable para esta profesión, ya que obligó a muchas CCPP a reducir sus gastos, y dado que el hecho de tener un portero en un bloque de pisos suele suponer una partida importante de los gastos totales ¿es un ahorro prescindir de una persona de confianza?, supuso la desaparición de esta figura en multitud de portales. Si estuviesen organizados se darían cuenta que necesitaban actualizar sus funciones y conocimientos, mejorar su técnica para reparar pequeñas chapuzas, ayudar a las personas mayores en el uso de sus móviles, coordinar los diversos servicios y profesionales que intervienen en la finca, mejorar su aspecto, en definitiva hacerse imprescindibles. Para la supresión de este servicio la Ley de la Propiedad Horizontal establece que es necesario “el voto favorable de las 3/5 partes del total de los propietarios que, a su vez, representen las 3/5 partes de las cuotas de participación”.

En la Comunidad de Madrid, el Convenio de Empleados de Fincas Urbanas establece un premio por jubilación que es obligatorio asegurar en determinadas condiciones. En otras provincias existen otras condiciones que se pueden consultar en este enlace.

Sin embargo, otras Comunidades de Propietarios han optado por esperar a la llegada de la edad de jubilación de su portero o portera para prescindir definitivamente de sus servicios y sustituirlos por otros para la limpieza, el cuidado y la vigilancia de sus instalaciones. Una vez llegado este momento los propietarios pueden plantearsequé hacer con ese espacio de la comunidad que era la residencia del portero. Si se considera la opción de vender la vivienda del portero, se debe tener en cuenta que entonces pasará de ser un elemento común a privativo del futuro comprador. Con la venta, los vecinos transmitirán al nuevo propietario su cuota de participación sobre dicho espacio, por lo cual se requerirá la unanimidad de todos los propietarios, obligatoria en todos los acuerdos que modifiquen alguna de las reglas básicas contenidas en el título constitutivo de la propiedad horizontal o en los estatutos de la comunidad. La Comunidad de Propietarios, a efectos fiscales, carece de personalidad jurídica, serán los propietarios quienes reflejen en su IRPF o IS éste rendimiento. Las dudas sobre éstos aspectos puedes despejarlas con tu seguro de Protección Jurídica.

En el caso de que no todos los propietarios estén a favor de deshacerse de la antigua vivienda del portero, se podría considerar alquilarla. En este caso bastará con que estén de acuerdo una mayoría de tres quintos de los propietarios, no se exige el voto unánime debido a que el arrendamiento no implica la desafectación de este espacio, que seguirá siendo propiedad de la comunidad.

Otra opción sería destinar la vivienda a la construcción de trasteros, para este caso concreto habría que tener siempre en cuenta que:

  • Si fueran los vecinos quienes adquiriesen estos trasteros sus coeficientes de propiedad individuales se incrementarían, además de que un elemento común dejaría de serlo, por lo cual sería necesaria la unanimidad de todos los propietarios para llevar a cabo esta medida.

 

  • Si no se transmitiera la propiedad de esos trasteros a los vecinos y se mantuvieran como elementos comunes arrendados, bastaría el voto favorable de las tres quintas partes del total de los propietarios.

 

  • En el caso que dicha obra pudiese afectar directamente a uno de los vecinos, este deberá comunicarlo al presidente o administrador antes de la celebración de la junta, para que se tenga en cuenta que independientemente de que se llegue a la mayoría exigida para que se realicen las obras, no podrán hacerse sin su consentimiento expreso.

 

  • Consultar en el Ayuntamiento, Cabildo, Concello, Ajuntament, las normas urbanísticas y la posibilidad de transformar la portería en trasteros.

 

  • Toda Comunidad de Propietarios es considerada promotora en aquellas obras de rehabilitación que realice, por lo cual es necesario que disponga de un seguro todo riesgo rehabilitación, que además de cubrir la responsabilidad civil le garantice el conjunto de los trabajos de reforma e instalaciones, costo de material y de mano de obra, además de los materiales que aún no hayan sido colocados y estén acopiados a pie de obra. Para calcular cuál sería el importe de éste y otros tipos de seguros para Comunidades de Propietarios, te recomendamos uses nuestros servicios de Correduría de Seguros, experta en el sector inmobiliario.

 

Fuentes: boe.es, CafMadrid, comunidades.com y elaboración propia.

 

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