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Archivos Mensuales: junio 2018

¿CÓMO AFECTA EL NUEVO REGLAMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS A ADMINISTRADORES DE FINCAS Y COMUNIDADES DE PROPIETARIOS?

¿CÓMO AFECTA EL NUEVO REGLAMENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS A ADMINISTRADORES DE FINCAS Y COMUNIDADES DE PROPIETARIOS?La era digital en la que estamos inmersos ha puesto en peligro nuestros datos personales, el correo electrónico, la localización de la vivienda, el número de teléfono, o de la tarjeta de crédito se han convertido en una valiosa mercancía para la cibercriminalidad, una amenaza que está aumentando de manera exponencial en los últimos años. Con la finalidad principal de amparar el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal (así como el derecho de supresión, el derecho a la limitación del tratamiento y el derecho a la portabilidad de los datos), la Unión Europea ha optado por ampliar el anterior Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), una normativa que afecta a todas aquellas empresas que traten datos de los ciudadanos europeos.

Las Comunidades de Propietarios utilizan para su gestión contable, fiscal y administrativa diferentes ficheros con datos de carácter personal de propietarios y trabajadores, lo que la convierte en responsable de la seguridad de dichos datos y la obliga a cumplir con la actual normativa. Es su deber aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar que los datos son utilizados únicamente para la finalidad para la que fueron recogidos. Estas medidas deben hallarse relacionadas en un documento de seguridad, que deberá localizarse en las dependencias en las que se encuentre custodiado el fichero, si existe un Administrador de Fincas profesional y colegiado, tendrá asegurada ésta documentación y también su responsabilidad sobre la misma. Una novedad que incluye el nuevo reglamento es que ya no será obligatorio dar de alta los ficheros de datos en la Agencia Española de Protección de Datos.

La Comunidad tendrá la obligación de comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales en un plazo máximo de 72 horas. El responsable, bien sea el presidente o el administrador, debe llevar a cabo un registro en el cual se recojan el lugar, día y hora de detección de la brecha de seguridad, y una vez resuelta se deberá también registrar la solución al problema.

En cuanto a las cámaras de seguridad, la regulación no varía, por lo que sigue siendo necesario para instalarlas un acuerdo de junta general, donde se deberá designar a las personas que tengan al acceso a las imágenes y hacerlo constar por escrito. Conviene recordar que la instalación solo puede ceñirse a zonas comunes y que debe contar con un cartel informativo homologado por la AEPD , sobre la grabación de imágenes.

Si bien es cierto que en una Comunidad de Propietarios el responsable del tratamiento de datos recae en la figura del presidente, ya que es su representante legal, el Administrador de Fincas está legitimado por la propia Ley de Propiedad Horizontal para tratar y disponer de los datos de los propietarios y trabajadores que resulten necesarios para la gestión del inmueble. Para certificar esta autorización, la nueva ley dispone que el encargo del tratamiento a favor del administradorde fincas debe encontrarse documentado en un contrato, en el que se especifiquen las obligaciones de las partes en relación con la normativa de protección de datos. En el caso que una comunidad delegue la gestión de la protección de datos en el Administrador de Fincas, éste también deberá encargarse del cumplimiento de los requisitos de la normativa, como son el deber de información, la conservación de los datos, el deber de secreto y la regulación de cesiones de datos.

Sin duda, el tratamiento de los datos se ha convertido en un asunto fundamental para CCPP y AAFF, y así se ha visto reflejado en el pasado Congreso Nacional de Administradores de Fincas (CNAF 2018), resultando uno de lo temas que más interés ha suscitado. Cada vez es más frecuente que los ficheros se hallen guardados en ordenadores, tablets o smartphones conectados a la red, lo que ha convertido al ciberriesgo en una de las principales preocupaciones para este sector profesional, que es consciente de la nueva amenaza que se puede mitigar con el buen asesoramiento de una Correduría de Seguros que le ayude en la contratación de un Seguro de ciberriesgo para proteger su patrimonio y el de sus comunidades.

 

Fuentes: rgpd y elaboración propia.

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¿AHORA QUE ACCEDÍ A LA JUBILACIÓN PUEDO OCUPAR EL CARGO DE PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD?

¿AHORA QUE ACCEDÍ A LA JUBILACIÓN PUEDO OCUPAR EL CARGO DE PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD?El cargo de Presidente es una figura clave en toda Comunidad de Propietarios, ya que será su máximo representante legal y el encargado de velar por su buen funcionamiento y gestión. Su nombramiento es obligatorio y siempre deberá recaer en un propietario, bien mediante elección o por turno rotatorio o sorteo. Dicho nombramiento se realizará por primera vez en el acta de constitución de la Comunidad y de ahí en adelante en las juntas anuales que se celebren, si en los estatutos de la comunidad no se ha establecido de manera diferente.

Debido a que la correcta gestión de un inmueble es una tarea compleja, cada vez son más las Comunidades de Propietarios que optan por la contratación de un Administrador de Fincas profesional y colegiado, facilitando así la acción de la persona que ocupe la presidencia, que seguirá realizando numerosas tareas, como la de convocar la junta ordinaria y extraordinarias, acudir a las juntas de propietarios o autorizar todas las gestiones encomendadas al administrador. En aquellas comunidades pequeñas que no cuenten con un administrador o administradora, las funciones del presidente se multiplican, en complejidad, ya que además de representar a la comunidad, debe ordenar, resolver, mediar, controlar y exigir el pago de cuotas, firmar el libro de gastos, supervisar los trabajos de mantenimiento, obras que resulten necesarias y un largo etcétera de tareas que exigirán una implicación y una disponibilidad mayúsculas. Su libertad de otros compromisos laborales o familiares le pueden animar a velar por el bienestar de la finca y de sus vecinos.

Llegados a este punto es normal que nos planteemos si cualquier persona está capacitada para un ocupar un cargo de tal responsabilidad, del que dependerá el correcto funcionamiento de la comunidad, así como la convivencia vecinal. Si consultamos la Ley de la Propiedad Horizontal, veremos que el único requisito que impone para ser presidente, en su artículo 13.2, es el de ser propietario, pudiendo serlo tanto de una vivienda como de un local comercial. Conviene subrayar entonces que, legalmente no existe un límite de edad para ser Presidente de la Comunidad, y por lo tanto, una persona jubilada tiene el derecho y el deber de ostentar este cargo como cualquier otro comunero. Es evidente que una persona mayor, dependiente para las actividades básicas de la vida diaria, no puede desempeñar adecuadamente el cargo de presidente, pero esa situación puede estar asociada a cualquier edad, es más, el hecho de que el cargo de presidente esté ocupado por un jubilado puede resultar muy beneficiosa para la Comunidad de Propietarios, ya que éste dispondrá de experiencia para encargarse del correcto funcionamiento del inmueble.

Las funciones, obligaciones y responsabilidades del Presidente vienen regulados en la Ley de Propiedad Horizontal artículo 14 y el artículo 10.1 de la reforma por la ley 8/2013 en la que le faculta para ejecutar las obras obligatorias o necesarias, de ahí la necesidad de suscribir un seguro de responsabilidad civil para la Junta de Gobierno y el cargo de presidente concretamente.

La edad no exime del puesto, pero, ¿que ocurre si va acompañada de una imposibilidad manifiesta como una situación grave de salud o una minusvalía severa? Cuando una persona se vea incapacitada para ejercer el cargo de presidente, primero debe solicitar ante la junta de vecinos que se acepte su renuncia, y en el caso de ser rechazada puede iniciar un “procedimiento de equidad”, solicitando su relevo al juez dentro del mes siguiente a su acceso al cargo, indicando las razones que le asisten para ello. Si el juez le da la razón, ordenará la convocatoria de una junta de propietarios extraordinaria y obligatoria, donde se nombre al presidente definitivo.

Debemos tener claro que, aunque el Presidente realice correctamente su labor, en una Comunidad de Propietarios pueden surgir muchos problemas e imprevistos. Un buen Seguro multirriesgo para Comunidades de Propietarios y un seguro de Protección Jurídica resultarán un gran apoyo para el presidente y un requisito indispensable para garantizar la tranquilidad y la seguridad de los vecinos. A través de Seguro Comparador puedes calcular su importe en tan solo unos minutos y de forma on-line.

 

Fuentes: Boe.es y elaboración propia.

 

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RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS ANTE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS ANTE LA ADMINISTRACIÓN PÚLIBCAA pesar de haber transcurrido más de un año de la entrada en vigor de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, muchas Comunidades de Propietarios desconocen que están obligadas a poseer un Certificado Digital para relacionarse con las Administraciones Públicas. Un claro ejemplo son las presentaciones de documentos y solicitudes dirigidos a la Agencia Tributaria, que deben realizarse única y obligatoriamente a través del registro electrónico, estableciéndose una sanción de 250 euros por incumplir dicha norma.

El Presidente, en su calidad de representante legal de la Comunidad de Propietarios, tiene la posibilidad de solicitar el Certificado Digital, pero para ello, previamente debe poseer otro certificado: el deRepresentante de Entidad Sin Personalidad Jurídica , concedido por laFábrica Nacional de Moneda y Timbre. Teniendo en cuenta que por cada cambio de presidente se deberá repetir dichos trámites, resulta aconsejable que sea el Administrador de Fincas quien se encargue de esta labor. Para ello, la Comunidad de Propietarios ha de acordar el nombramiento del Administrador como su representante legal ante la Administración Pública, en calidad de Persona Delegada del Presidente, otorgándole así los privilegios necesarios para que obtenga el Certificado Digital de la Comunidad. De esta forma el Administrador se hace responsable de la recepción en su buzón electrónico de las posibles notificaciones de la Comunidad de Propietarios, así como de la presentación de documentos y solicitudes mediante el Certificado Digital de la Comunidad, garantizando así el correcto cumplimiento de los plazos. Nacen pues, nuevas responsabilidades para el Administrador de Fincas que deben ser objeto de cobertura mediante el correspondiente seguro de responsabilidad civil profesional, asunto que los Colegios de Administradores de Fincas de Aragón, Madrid, Guadalajara , Segovia , Avila , Valladolid, Palencia, Salamanca, Zamora , León, Burgos, Soria, Toledo, Ciudad Real, Albacete, Cuenca, Navarra, Las Palmas y Tenerife han resuelto con la incorporación a su seguro colectivo.

La falta de nombramiento de la Persona Delegada del Presidente, hará recaer sobre el Presidente todas las responsabilidades de cualquier pérdida patrimonial en la Comunidad de Propietarios por no recibir o responder a los requerimiento de las Administraciones Públicas.

Con el fin agilizar la relación entre Administradores de Fincas con las administraciones públicas, la empresa de centralización de certificados y firma electrónica Ivnosys ha desarrollado a medidauna herramienta de uso exclusivo para los miembros del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE). CAFirma es una plataforma automatizada de notificaciones que permite a los administradores colegiados solicitar de forma telemática certificados de representación para cada uno de sus clientes, evitando así desplazamientos e incomodidades. Una vez se obtengan dichos certificados, quedarán centralizados en la aplicación, facilitando la gestión de notificaciones electrónicas de cada Comunidad de Propietarios y con la posibilidad de recibir automáticamente alertas de notificaciones. Además CAFirma está en contacto con doce buzones de Administraciones Públicas y tiene la posibilidad de incorporar avisos de instituciones municipales.

Es un hecho que las nuevas tecnologías están modificando gran parte de las tareas que realizan los Administradores de Fincas, a los que hoy en día se les exige estar vinculados a la informática, al móvil, a la red y a la nube. Es por ello que la continua modernización del sector será un tema estrella en el XXI Congreso Nacional de Administradores de Fincas, que conmemorará los cincuenta años del CGCAFE con diversos actos y conferencias, donde se tratarán temas de crucial importancia para una profesión que se dedica a facilitar la convivencia en las CCPP.

Por último, os recordamos que el CNAF 2018 se celebra en Madrid del 7 al 9 de junio en el Hotel y Centro de Conferencias Madrid Marriott Auditorium y contará con la participación y colaboración de la Correduría José Silva, experta en seguros de comunidades de propietarios.

Fuentes: cafirma.com y elaboración propia.

 

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